Арм сэд: как создать эффективную систему управления документами

В эпоху цифровизации важным элементом любого бизнеса является обеспечение эффективного управления документами. Арм сэд – это универсальное решение, позволяющее создать современную систему управления документами в любой организации.

Арм сэд предоставляет возможность быстрого и удобного поиска необходимых документов, а также контроля за их целостностью. Автоматизация процесса управления документами позволяет сократить время, затраченное на поиск и обработку документов, а также снизить вероятность ошибок в данных.

С помощью Арм сэд вы сможете ускорить процесс рассмотрения документов, сделать его более прозрачным и эффективным. Вы сможете оптимизировать работу персонала, сократить расходы на бумажную документацию и повысить уровень безопасности хранения документов.

Не откладывайте внедрение современной системы управления документами на завтра. Обратитесь к нам и мы поможем Вам создать систему, которая будет соответствовать вашим требованиям и особенностям работы организации.

Рациональное управление документами – это необходимое условие для современной организации, которая стремится к успеху и развитию.

Обратите внимание: мы гарантируем конфиденциальность и безопасность Ваших данных.

Зачем нужна система управления документами?

Организация работы с документами

Система управления документами поможет организовать всю работу с документами в организации. Благодаря ей вы сможете не только быстро находить нужные документы, но и контролировать все процессы связанные с ними. Работа с документами в организации станет более прозрачной, структурированной и понятной.

Экономия времени и ресурсов

Система управления документами позволит значительно сэкономить время и ресурсы, которые обычно уходят на поиск документов, их редактирование, хранение и передачу. Больше не нужно тратить много времени на поиск нужного документа, все они будут находиться в одном месте и легко доступны. Это сделает работу с документами гораздо более эффективной и удобной.

Безопасность и надежность

Система управления документами обеспечивает безопасность и надежность хранения важных документов. Вы можете контролировать доступ к документам, устанавливать права на редактирование и просмотр, создавать бэкапы и т.д. Благодаря этому все документы будут храниться в надежном месте и не будут утеряны или украдены.

Улучшение качества работы

Система управления документами также может помочь улучшить качество работы в организации. С ней вы сможете быстрее находить нужные документы и правильно их оформлять. Это способствует улучшению качества работы и повышению эффективности процессов, а также помогает соблюдать стандарты и требования к работе с документами.

Таким образом, система управления документами является незаменимым инструментом для любой организации, которая хочет улучшить свою работу с документами и повысить эффективность бизнес-процессов.

Проблемы, которые решает АРМ СЭД

Контроль за документооборотом

В организации часто возникает проблема с контролем за документами: множество организационных единиц, большое количество документов и сложность их управления могут привести к потере важных документов или к их несанкционированному использованию.

АРМ СЭД позволяет создать единую базу данных для документооборота, что помогает избежать потери документов и обеспечить контроль за их обработкой.

Ускорение процессов

Бумажный документооборот занимает много времени на подготовку документов, их проверку и передачу между сотрудниками. Этот процесс можно ускорить с помощью электронных документов.

АРМ СЭД предоставляет возможность быстрого и эффективного обмена документами между сотрудниками, что ускоряет процесс принятия решений и позволяет сократить время на оформление документов.

Сокращение затрат на офисную бумагу

Отпечатки бумажных документов, офисная бумага и много других расходов приводят к большим затратам для организации. Это может быть улучшено с помощью АРМ СЭД.

АРМ СЭД предоставляет возможность хранить документы в электронном виде и обрабатывать их без необходимости распечатывать их. Таким образом, можно сократить расходы на печать офисной бумаги и использование других ресурсов.

• Создать единую базу данных для документооборота
• Ускорить процессы принятия решений
• Сократить затраты на офисную бумагу

Какие документы можно хранить в системе?

Учетные документы

В Арм сэд можно хранить все документы, связанные с учетом финансов и налоговых отчетностей: счета-фактуры, расходные накладные, акты выполненных работ, налоговые декларации и прочие.

Договоры и соглашения

Благодаря системе управления документами у вас всегда будет быстрый доступ к договорам с контрагентами, соглашениям с поставщиками услуг и всеми необходимыми документами, связанными с заключением и исполнением договоров.

Кадровые документы

Система Арм сэд готова предоставить эффективное хранение кадровых документов, таких как трудовые договоры, приказы о назначении на должность, табели учета рабочего времени, штатное расписание и др.

Другие документы

Не менее важным является хранение производственной документации, научно-технической документации, документации по качеству продукции и услуг, юридической документации и т.д.

Также система Арм сэд позволяет хранить любые другие документы, связанные с процессами вашей компании.

Принципы работы системы управления документами

Автоматизация процессов

Эффективная система управления документами должна автоматизировать процессы. Это означает, что каждая задача, связанная с управлением документами, должна выполняться автоматически, без необходимости ручного вмешательства.

Централизованное хранение

Важно, чтобы все документы хранились в одном месте, что облегчает доступ к ним и предотвращает их потерю. Централизованное хранение позволяет быстро находить нужный документ и отслеживать историю его изменений.

Гибкость и масштабируемость

Система управления документами должна быть гибкой и масштабируемой, чтобы соответствовать изменяющимся потребностям бизнеса. Необходимо иметь возможность добавлять новые функции и менять настройки в соответствии с требованиями бизнеса.

Безопасность данных

Защита данных – это один из главных принципов работы системы управления документами. Необходимо обеспечить доступ к документам только уполномоченным пользователям и защитить их от несанкционированного доступа и утечки конфиденциальной информации.

Отчетность и аналитика

Система управления документами должна предоставлять возможность генерации отчетов и анализа данных. Это помогает контролировать процессы управления документами, выявлять проблемы и принимать решения на основании фактов и данных.

Архивирование данных

Важно иметь возможность хранить документы в архиве и обеспечивать их сохранность в течение определенного периода времени в соответствии с законодательством. Архивирование также помогает освободить место на сервере и улучшить производительность системы.

Преимущества АРМ СЭД

Сокращение времени на поиск документов

АРМ СЭД позволяет создать эффективную и структурированную систему управления документами, что сокращает время, затраченное на поиск нужных документов.

Контроль доступа к документам

Система АРМ СЭД обеспечивает контроль доступа к документам, что позволяет уменьшить риски утечки конфиденциальной информации.

Сокращение затрат на хранение бумажной документации

Использование АРМ СЭД позволяет сократить затраты на хранение бумажной документации, в том числе на аренду помещений и оплату услуг охраны.

Увеличение производительности персонала

Система АРМ СЭД автоматизирует ряд операций, снижая риск ошибок и повышая скорость работы позволяет увеличить производительность персонала.

Интеграция с другими системами

АРМ СЭД имеет возможность интеграции с другими системами (Электронной почтой, Системой планирования ресурсов предприятия), что позволяет создать единую информационную среду и улучшить взаимодействие между различными подразделениями.

Как использовать систему управления документами для бизнеса?

1. Обеспечьте безопасность данных

Система управления документами позволяет хранить, обрабатывать и распределять важную информацию компании. Однако, безопасность данных является приоритетом на всех этапах работы с документами. Современные СЭД-системы обеспечивают контроль доступа к документам, что исключает возможность несанкционированного доступа и утечки конфиденциальной информации.

2. Оптимизируйте бизнес-процессы

Система управления документами помогает оптимизировать бизнес-процессы на всех этапах работы с документами. Автоматизация процессов сокращает время на выполнение операций, повышает эффективность работы и сокращает нагрузку на сотрудников.

3. Сократите время на поиск документов

СЭД позволяет хранить все необходимые для работы документы в одном месте. Это упрощает доступ к информации и сокращает время на поиск документов. Кроме того, мгновенное получение нужных документов позволяет быстро реагировать на запросы клиентов и быстро решать возникающие проблемы.

Система управления документами для бизнеса является важным инструментом, позволяющим эффективно работать с информацией. Результатом внедрения такой системы является оптимизация бизнес-процессов, экономия времени и средств, повышение эффективности работы и улучшение качества обслуживания клиентов.

Как запустить и обучить сотрудников работе с АРМ СЭД?

Шаг 1: Установите систему АРМ СЭД

Первым шагом для запуска системы управления документами является установка АРМ СЭД на компьютеры сотрудников. Это процесс можно выполнить самостоятельно, но рекомендуется обратиться к специалистам, чтобы они сделали все правильно.

Шаг 2: Обучите сотрудников работе с программой

После установки программы АРМ СЭД обучите своих сотрудников работе с ней. Рекомендуется провести демонстрационные занятия, на которых сотрудники узнают основы работы с программой, возможности поиска и сохранения документов и другие функции программы. Это обучение можно провести самостоятельно или обратиться к профессиональным тренинговым компаниям. Это сохранит время и сократит риски ошибок в процессе реализации проекта.

Шаг 3: Создание документации и приложений

После того, как Ваши сотрудники обучатся работе с программой, необходимо создать документацию и приложения для использования системы внутри компании. Рекомендуется предоставить пользователям инструкцию по использованию системы и определить шаги по созданию и сохранению контента в АРМ СЭД.

Кроме того, для упрощения работы с программой можно создать шаблоны документов и инструкции для использования СЭД, которые пользователи могут использовать для создания новых документов. Все это можно сделать самостоятельно или обратиться к профессионалам.

Шаг 4: Регулярное обновление системы и обучение сотрудников

Как и любое другое программное обеспечение, АРМ СЭД нуждается в обновлениях. Регулярно проверяйте наличие обновлений и устанавливайте их, чтобы поддерживать систему в актуальном состоянии.

Важно не забывать и о регулярном обучении сотрудников, которые работают с программой. Рекомендуется проводить обучение новых сотрудников, а также периодически проводить обучающие семинары для повышения квалификации уже работающих в компании сотрудников.

Цена и условия использования системы управления документами АРМ СЭД

Цена

Стоимость использования системы АРМ СЭД зависит от выбранной версии и количества пользователей. Для получения конкретных цен уточняйте информацию у наших менеджеров по телефону или на сайте.

Условия использования

Для использования системы АРМ СЭД необходимо заключить договор на оказание услуг. Подробную информацию об условиях использования системы, включая перечень возможностей и функций, можно получить у наших специалистов.

Для использования системы необходимо иметь выделенный сервер или облачную платформу, где будет размещена информационная база. Разработка и внедрение индивидуальных решений также доступны при необходимости.

По умолчанию система поддерживает работу с документами форматов DOC, XLS, PDF, JPG, TIFF и другими распространенными форматами. Поддержка других форматов реализуется в зависимости от запросов конкретного заказчика.

• Система обеспечивает:
• Совместный доступ к электронным документам
• Организованную структуру документооборота
• Создание задач на выполнение
• Полнотекстовый поиск по документам
• Историю изменений документов
• Контроль доступа и прав доступа к документам

Наша компания готова предложить индивидуальные условия и техническую поддержку для пользователей АРМ СЭД для обеспечения наиболее эффективного использования системы для индивидуальных нужд каждого клиента.