Автоматизация документооборота: зачем это нужно и как внедрить систему в организации

Автоматизация документооборота – необходимый этап в развитии любой современной организации. Традиционное хранение бумажных документов и их обработка давно устарели и неэффективны. Вместо этого, все больше компаний переходят на цифровой формат, используя системы электронного документооборота.

Преимущества такой автоматизации явны: ускоренная обработка документов, возможность простой и быстрой организации доступа к необходимой информации, а также снижение затрат на материалы и уменьшение затрат времени и денег. Однако, как правильно внедрить систему электронного документооборота и какие риски существуют при переходе на цифровой формат? Об этом и будет рассказано в данной статье.

Также мы рассмотрим основные принципы работы системы электронного документооборота, ее функционал, а также предоставим рекомендации по выбору и внедрению соответствующих программ и инструментов.

Проблемы традиционного документооборота

1. Потеря документов

В традиционном документообороте документы обычно хранятся в бумажном виде или в электронном виде на компьютере. Однако, при таком способе хранения, документы могут потеряться из-за физической порчи или утери носителя с информацией. Кроме того, в случае использования бумажных документов, их можно случайно выбросить или утратить в процессе передачи из рук в руки.

2. Долгий процесс поиска и обработки документов

Поиск и обработка документов в традиционном документообороте занимает много времени и сил. Для того, чтобы найти нужный документ, его нужно вручную найти в архивах или сканировать кучи бумаг. Это занимает драгоценное время сотрудников, что затрудняет процессы редактирования и отправки документов.

3. Низкая эффективность обработки документов

Традиционный документооборот требует многократной проверки документов на наличие ошибок и дополнительной обработки, что очень затрудняет и замедляет процессы редактирования и отправки документов. Часто на каждом этапе обработки документа его могут перепроверять несколько раз, что увеличивает время его исполнения.

4. Низкий уровень безопасности

Традиционный документооборот не всегда обеспечивает надежную защиту конфиденциальной информации. Бумажные документы могут быть украдены или утеряны, а файлы электронных документов могут быть взломаны или украдены через легкие для хакеров слабые пароли и уязвимости в программном обеспечении компьютера.

5. Недостаточная гибкость и масштабируемость

Традиционные методы документооборота не обеспечивают достаточно гибкости для работы с документами. В них трудно реализовать сложные бизнес-процессы, и они не могут быть масштабированы в случае, если компания растет и расширяет свою деятельность.

Автоматизированные системы документооборота позволяют решить эти проблемы, сделав процесс обработки документов более удобным, эффективным и безопасным.

Плюсы автоматизации документооборота

1. Экономия времени и сокращение затрат

Автоматизированный документооборот позволяет рационально использовать время и сократить затраты на бумажные носители, печать, хранение и пересылку документов.

2. Повышение эффективности работы организации

Автоматизация документооборота обеспечивает контроль и мониторинг каждого этапа обработки документов, позволяет ускорить процессы принятия решений и повысить качество работы организации.

3. Улучшение безопасности хранения данных

Автоматизация документооборота позволяет создать систему доступа к хранящейся информации, лучше защищает передачу и хранение данных, в том числе от кражи, утечки или порчи.

4. Удобство и быстрота работы

Автоматизированный документооборот облегчает поиск и пересылку информации, позволяет быстрее обрабатывать запросы и письма, а также уменьшает количество ошибок при обработке документов.

5. Улучшение имиджа организации

Автоматизация документооборота сигнализирует о технологической зрелости организации, повышает качество обслуживания клиентов и создает положительный имидж на рынке.

Как выбрать систему автоматизации документооборота?

Оцените свои потребности

Перед тем, как выбрать систему автоматизации документооборота, необходимо провести анализ бизнес-процессов и оценить свои потребности. Например, если вы работаете с большим объемом документов или с чувствительными данными, то вам нужна система с высоким уровнем безопасности.

Исследуйте возможные варианты

Системы автоматизации документооборота отличаются по функционалу и степени сложности. Если вы малый или средний бизнес, могут подойти более простые решения, которые не требуют больших инвестиций. Исследуйте возможные варианты и выберите ту, которая наиболее соответствует вашим потребностям.

Проверьте отзывы и рейтинги

Прежде чем принимать решение, проверьте отзывы и рейтинги пользователей о выбранной системе. Это поможет снизить риски и избежать негативных последствий в будущем. Также стоит обратить внимание на рекомендации от профессионалов в этой области.

Сравните стоимость и условия использования

Найденные вами системы автоматизации документооборота могут отличаться по стоимости и условиям использования. Сравните эти параметры и выберите оптимальное решение для своей организации. Не забывайте о регулярных платежах и дополнительных расходах, которые могут возникнуть при использовании системы.

Этапы внедрения системы в организации

1. Анализ процессов

Первым шагом необходимо провести анализ всех бизнес-процессов, связанных с документооборотом, в организации. Это поможет понять, какие процессы можно оптимизировать и автоматизировать для повышения эффективности работы.

2. Выбор системы

На этом этапе необходимо выбрать систему управления документами, которая лучше всего подойдет для вашей организации. При выборе нужно учитывать требования к системе, типы документов, объем документооборота и др.

3. Подготовка и настройка системы

Перед внедрением системы необходимо провести подготовительные работы, такие как настройка баз данных, импорт данных и создание пользовательских учетных записей. Также на этапе подготовки необходимо обеспечить обучение пользователей системы.

4. Тестирование системы

Перед запуском системы в эксплуатацию необходимо провести тестирование всех функций и возможностей системы. Тестирование поможет выявить ошибки и недочеты в работе системы и устранить их до запуска в эксплуатацию.

5. Запуск системы

После тестирования систему можно запустить в работу. На этом этапе необходимо обеспечить перенос всех документов и данных в систему и настроить систему для использования на всех уровнях организации.

6. Обучение пользователей

Обучение пользователей системы является важным этапом внедрения системы в организации. Необходимо провести обучение по всем функциям и возможностям системы, а также разработать инструкции и руководства для ее использования.

7. Сопровождение и развитие системы

После внедрения системы в эксплуатацию необходимо обеспечить ее сопровождение и развитие. Это включает в себя устранение ошибок, обновление системы и внедрение новых функций и возможностей.

Эффективность внедрения системы автоматизации документооборота

Сокращение времени на обработку документов

Одной из главных преимуществ автоматизации документооборота является возможность сокращения времени, затрачиваемого на обработку и передачу документов. При использовании системы автоматизации все документы хранятся в электронном виде и передаются по сети, что не только ускоряет процесс обработки, но также делает его более удобным.

Снижение риска ошибок и потерь документов

Внедрение системы автоматизации документооборота позволяет снизить риск ошибок и потерь документов. Все документы хранятся в единой базе данных, что исключает возможность случайной или умышленной их потери. Кроме того, при работе с документами в автоматизированной системе исключается риск появления ошибок, вызванных человеческим фактором.

Улучшение координации и контроля работы с документами

Система автоматизации документооборота позволяет улучшить координацию и контроль работы с документами. У каждого сотрудника имеется свой личный кабинет, в котором отображаются все необходимые документы. Кроме того, управление доступом к документам осуществляется централизованно, что позволяет контролировать и управлять разграничением доступа к конфиденциальной информации.

Увеличение эффективности бизнес-процессов

Внедрение системы автоматизации документооборота также позволяет увеличить эффективность бизнес-процессов. Благодаря автоматизации многих рутинных задач, сотрудники могут больше времени уделить стратегическому планированию и улучшению бизнес-процессов.

Вывод

Внедрение системы автоматизации документооборота является необходимым шагом для организаций, которые хотят повысить эффективность своей деятельности. Оптимизация процессов работы с документами позволит сократить время на их обработку, уменьшить ошибки и потери, улучшить координацию и контроль работы с ними и увеличить эффективность бизнес-процессов.