Как брифовать правильно: основные принципы и советы

Когда вы заказываете рекламу или разработку сайта, вам необходимо предоставить понятное и подробное задание брифа, чтобы решающие выполнить ваш заказ могли вас правильно понять. Бриф – это ключевой документ, который связывает заказчика и исполнителя и определяет требования и ожидания их обеих сторон. Он помогает сделать работу быстрее, проще и более эффективно.

Но не всегда бриф формируется правильно. Нередко бриф не содержит всей необходимой информации, конкретных целей или требований. А это может привести к непониманию, несовпадению ожиданий и неудовлетворенности клиента и исполнителя. Сегодня мы рассмотрим, как брифовать правильно, чтобы сделать процесс более эффективным и получить желаемый результат.

Ниже мы перечислим основные принципы брифинга и расскажем о том, как грамотно формулировать цели и задачи, какие вопросы включить в бриф, и как важна детализация информации. Мы также намерены предложить вам конкретные советы и примеры вопросов для составления брифа, которые вы сможете использовать в своей работе.

О том, что такое брифинг и его значение

Что такое брифинг?

Брифинг – это процесс передачи информации и задач от заказчика или руководителя проекта исполнителю. Он позволяет уточнить все нюансы и детали, которые помогут правильно понять задачу и выполнить ее наилучшим образом.

Значение брифинга для бизнеса

Брифинг является ключевым инструментом в работе бизнеса. Он позволяет:

• определить цели и задачи проекта;
• установить требования и ограничения;
• согласовать план выполнения работы;
• уточнить информацию, касающуюся продукта или услуги;
• определить целевую аудиторию и ее потребности.

В итоге, правильный брифинг позволяет сократить время и расходы на проект, улучшить качество работы и повысить удовлетворенность клиентов или пользователей продукта.

Основные принципы брифинга

Четкость и конкретность

Брифинг должен быть наглядным и понятным. Избегайте общих формулировок и намерений, а также нечётких понятий. Уточняйте каждый момент до мелочей, чтобы ваш исполнитель точно понял задачу.

Целенаправленность

Брифинг должен быть направлен на достижение точно определённой цели. Задача должна быть ясно поставлена, и исполнитель должен понимать, какую конкретно задачу он должен выполнить. Уточняйте, какой результат должен быть достигнут каким образом.

Честность и прозрачность

В брифинге не стоит скрывать важные детали или намерения. Исполнитель должен знать всю правду о проекте, не только то, что вы считаете релевантным. Также необходимо честно говорить о том, какие ресурсы, бюджет и возможности на данный момент есть.

Конструктивность и позитивность

Брифинг должен быть направлен на конструктивный диалог. Необходимо общаться с исполнителем в конструктивной форме и давать позитивную обратную связь. В конце каждого этапа необходимо обсудить проделанную работу и выделять позитивные моменты. Это поможет вашему исполнителю мотивироваться и продуктивно работать.

Как правильно определить цели и задачи

1. Определите общую цель проекта

Перед началом работы необходимо определить общую цель проекта. Это может быть увеличение числа продаж, улучшение имиджа компании или что-то еще. Цель должна быть конкретной и измеримой, чтобы можно было оценить результаты вашей работы. Кроме того, цель должна быть основана на реалистичных ожиданиях и возможностях компании.

2. Разбейте цель на более мелкие задачи

Разбейте большую цель на меньшие задачи. Это поможет вам лучше понимать, какие шаги необходимо предпринимать для достижения итоговой цели. Каждая задача также должна быть конкретной и иметь дедлайн.

3. Оцените риски и возможности

Перед тем, как определить точные цели и задачи, необходимо оценить потенциальные риски и возможности. Риски могут включать нехватку ресурсов, низкую степень заинтересованности целевой аудитории и т.д. Возможности могут быть связаны с новыми технологиями, развитием рынка и т.д. Учитывайте возможные риски и возможности при выставлении целей и задач, чтобы убедиться, что они реалистичны и основаны на фактах.

4. Убедитесь, что цели и задачи понятны для всей команды

Необходимо убедиться, что цели и задачи понятны для членов команды. Каждый должен знать, какую роль он играет в достижении цели и какие задачи ему необходимо выполнить. Чтобы убедиться в этом, обязательно проводите встречи и общайтесь по электронной почте, чату и т.д.

• Определите общую цель проекта.
• Разбейте цель на более мелкие задачи.
• Оцените риски и возможности.
• Убедитесь, что цели и задачи понятны для всей команды.

Разбор целевой аудитории и ее потребностей

Определение целевой аудитории

Прежде чем начинать брифовать, необходимо понимать, для кого вы создаете контент или продукт. Для этого необходимо определить свою целевую аудиторию, ее возраст, пол, интересы, место проживания и т.д.

Анализ потребностей целевой аудитории

После того, как вы определили свою целевую аудиторию, вам необходимо проанализировать ее потребности. Что волнует и интересует вашу аудиторию? Какие проблемы она сталкивается в своей жизни? Каким образом вы можете помочь ей в решении этих проблем?

Для анализа потребностей аудитории можно использовать как качественные (интервью, опросы) так и количественные методы исследования (анализ статистики сайта или страниц в социальных сетях, поиск запросов и т.д.)

Применение результатов при брифовании

Разбирая целевую аудиторию и ее потребности, вы можете определить, какие идеи контента и продукта будут более интересны или нужны вашей аудитории. Это поможет создать бриф, который будет максимально соответствовать потребностям аудитории и может привести к более успешной реализации проекта.

Нюансы формирования концепции и технического задания

Определение целей и задач проекта

Перед началом работы над проектом необходимо четко определить его цели и задачи. Они должны быть максимально конкретными и измеримыми. Это позволит оценить результаты проекта и сравнить их с поставленными целями.

Анализ целевой аудитории

Для успешного проекта необходимо понимать, кому он будет предназначен. Проведение анализа целевой аудитории поможет сформулировать решения, которые соответствуют потребностям и интересам пользований.

Техническое задание

Техническое задание является ключевым документом, на основе которого выполняется проект. Оно должно включать все требования заказчика по функциональности, дизайну, юзабилити и технологиям реализации. Техническое задание должно быть понятным и доступным для всех участников проекта. В нем необходимо заполнить все параметры, которые потребуются для реализации проекта.

Контроль качества проекта

После завершения всех работ по проекту необходимо выполнить контроль качества выполненных работ. Он поможет выявить все возможные ошибки и недочеты, которые нужно исправить. Контроль качества должен быть проведен в соответствии с техническим заданием и целями проекта в целом.

Советы по брифингу

Уточните цель проекта и ожидаемый результат

Для более полного понимания целей проекта и требований к нему, необходимо уточнить следующие вопросы: кто является целевой аудиторией, какой должен быть конечный продукт и какими сроками он должен быть готов.

Определите бюджет и ресурсы

Важно понимать, сколько вы готовы потратить на проект и какие ресурсы доступны. Это определяет круг возможных вариантов решения задач и позволяет определиться с конечными требованиями и ожиданиями.

Описывайте задачи и ожидания

Подробное описание задач и ожиданий позволяет четко сформулировать требования проекта и избежать недопонимания с исполнителем. При описании задач необходимо четко обозначить, что именно должно быть реализовано и в каком формате.

Учитывайте особенности целевой аудитории

Целевая аудитория является ключевым фактором, влияющим на описания задач и заботы над реализацией проекта. Необходимо учитывать возраст, пол, интересы, место проживания и другие факторы, которые могут влиять на восприятие целевой аудиторией проекта.

Устанавливайте контакт с исполнителем

Контакт с исполнителем – это ключевой момент в брифинге. Необходимо установить четкий механизм связи между вами и исполнителем и оговорить четкие сроки выполнения проекта. Также важно узнать, какими способами можно связаться с исполнителем в процессе работы.

Как сделать брифинг максимально полезным

Уточните цели и задачи

Перед началом брифинга необходимо уточнить цели и задачи проекта. Цели должны быть понятны и конкретны, а задачи – описывать, как именно вы собираетесь достигать поставленных целей.

Включите минимально необходимую информацию

Не нужно перегружать брифинг слишком подробной информацией. Убедитесь, что в нем присутствуют только минимально необходимые данные: описание продукта, конкуренты, целевая аудитория и ее проблемы.

Определите приоритетные задачи

Важно определить, какие задачи на данный момент приоритетны для команды. Это поможет сохранить фокус на наиболее важных аспектах проекта и распределить ресурсы эффективнее.

Будьте готовы к изменениям

Будьте готовы к тому, что брифинг может изменяться на протяжении проекта. Вносите изменения при необходимости, чтобы команда всегда была в курсе изменений в проекте и работала в соответствии с ними.

Давайте обратную связь

Конструктивная обратная связь – ключ к улучшению проекта. Обязательно предоставляйте обратную связь команде, чтобы они могли продолжать работу над проектом с наибольшей эффективностью.

Частые ошибки и как их избежать

Недостаточно конкретный бриф

Одна из частых ошибок – недостаточно конкретный бриф. Если вы не уточните ваши требования и цели, риск получить не то, что нужно, значительно возрастает. Чтобы избежать этой ошибки, уточните необходимые детали в брифе, включите в него цели, сроки, требования к качеству и другие конкретные детали.

Несоответствие требований к брифу и результата

Вторая частая ошибка – несоответствие требований к брифу и результата. Если вы не уделили достаточного внимания брифу, риск получить не тот результат, который ожидали, высок. Чтобы избежать этой ошибки, внимательно проработайте бриф, поставьте вопросы, уточните детали и не забудьте обновить бриф в случае необходимости.

Неверная коммуникация

Неверная коммуникация – ещё одна из возможных ошибок. Если не удастся правильно объяснить свои требования или обратная связь изначально будет недостаточной, это может привести к неверной трактовке задания. Чтобы избежать ошибки, убедитесь, что вы правильно общаетесь с исполнителем и можете разрешить возникающие вопросы в процессе работы.

Недостаток времени

Недостаток времени – еще одна частая ошибка. Часто бывает, что из-за нехватки времени брифы делаются спешно, что приводит к ошибкам. Чтобы избежать этого, обязательно планируйте свои действия на заранее и оставляйте достаточно времени на подготовку и уточнения брифа.

Как привести брифинг в порядок после его завершения

1. Сделайте записи

После завершения брифинга необходимо сделать записи, чтобы сохранить ключевые моменты и детали, обсуждаемые на встрече. Это поможет вам лучше понимать требования заказчика и обеспечит более тесное сотрудничество между вами.

2. Проверьте понимание

Перед тем, как двигаться дальше, важно убедиться, что вы понимаете все, что было сказано на брифинге. Если есть какие-то вопросы или непонятные моменты, попросите уточнений у заказчика. Это поможет вам избежать ошибок и недоразумений в будущем.

3. Оцените требования

После того, как вы записали все ключевые моменты брифинга и убедились в правильном понимании требований, необходимо оценить их. Это позволит вам понять, какие затраты будут необходимы для выполнения проекта и сможете сориентировать заказчика на сроки и стоимость выполнения работы.

4. Составьте план действий

На основе полученных данных и оценки требований можно составить план действий. Он поможет вам организовать работу и выполнить проект в точности в соответствии с требованиями заказчика.

5. Свяжитесь с заказчиком

После того, как вы подготовились и составили план действий, обязательно свяжитесь с заказчиком. Это позволит вам убедиться, что вы правильно понимаете его требования и уточнить какие-либо непонятные моменты. Также вы сможете сообщить о сроках и стоимости работы.